Как заполнить ТОРГ-12 пошагово - товарная накладная 2026

Что такое ТОРГ-12 и когда она нужна

Товарная накладная ТОРГ-12 - первичный бухгалтерский документ, который применяется при продаже (отпуске) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Она входит в комплект закрывающих документов по сделке вместе со счетом на оплату и, при необходимости, счетом-фактурой или УПД.

Когда используется ТОРГ-12: при поставке товаров между юрлицами и ИП, при возврате товара поставщику, при передаче товара на комиссию. Не нужна при оказании услуг и выполнении работ - там применяется акт выполненных работ.

Заполнить накладную можно вручную на бланке, в Excel по собственному шаблону или через онлайн-генератор, где реквизиты, единицы измерения и НДС считаются автоматически. Ниже разобран каждый шаг так, чтобы заполнение занимало минимум времени и не создавало вопросов при проверке.

Шаг 1. Шапка документа - номер, дата, основание

Номер накладной - порядковый номер в вашем журнале первичных документов. Нумерация ведется в пределах года. Если у вас первая накладная в этом году - пишите №1.

Дата документа - дата составления накладной. Обычно совпадает с датой отгрузки. Если документ составлен заранее, укажите дату фактического отпуска товара в поле «Дата отгрузки».

Основание - реквизиты договора, по которому осуществляется поставка. Например: «Договор поставки № 15 от 01.06.2026». Если договора нет - можно указать счет на оплату: «Счет № 12 от 10.06.2026».

ОКДП и вид операции - эти поля заполняются редко. Большинство организаций оставляют их пустыми. Код вида деятельности по ОКДП нужен при специфических требованиях внутреннего учета или отраслевого регулятора.

Шаг 2. Стороны сделки

В ТОРГ-12 фигурируют до пяти сторон: организация, поставщик, грузоотправитель, грузополучатель и плательщик.

Организация

Обычно совпадает с поставщиком. Это юрлицо или ИП, на чьем балансе числятся товары. ОКПО организации - код из Росстата, обычно 8-10 цифр.

Поставщик

Сторона, которая передает товар. Укажите: полное наименование (ООО «Ромашка» или ИП Иванов И.И.), ИНН, КПП (только для юрлиц - у ИП КПП нет), ОКПО, адрес, телефон.

Покупатель

Сторона, которая получает товар. Те же реквизиты: наименование, ИНН, КПП, ОКПО, адрес. Данные берутся из договора или карточки контрагента.

Грузоотправитель и грузополучатель

Заполняются только если отличаются от поставщика и покупателя соответственно. Например, поставщик - московская компания, а товар отправляет их склад в Петербурге. В этом случае грузоотправитель - «Склад в Санкт-Петербурге» с отдельным ОКПО. Если поставщик сам отправляет товар - поле оставляют пустым или пишут «он же».

Плательщик

Заполняется при трехстороннем расчете, когда оплачивает третья сторона. В большинстве случаев плательщик совпадает с покупателем - поле оставляют пустым.

Шаг 3. Товарная часть - позиции и расчет НДС

Это главная часть ТОРГ-12. В табличную часть вносятся все передаваемые товарные позиции.

Наименование товара

Пишется так, как в договоре или счете на оплату. Если наименование длинное - допускается сокращение, но оно должно однозначно идентифицировать товар.

Код ОКЕИ и единица измерения

Наиболее часто используемые коды по Общероссийскому классификатору единиц измерения:

• 796 - штука (шт.)
• 166 - килограмм (кг)
• 111 - метр (м)
• 112 - квадратный метр (кв.м)
• 113 - кубический метр (куб.м)
• 118 - литр (л)
• 383 - тонна (т)
• 778 - упаковка
• 715 - комплект

Если не знаете код - можно написать единицу словами в поле «наименование единицы». На практике большинство контрагентов принимают накладные без кода ОКЕИ.

Количество, цена и НДС

Количество - то, что передается по данной накладной (не общее по договору). Цена за единицу - без НДС, если НДС выделяется отдельно. Ставка НДС: без НДС (для упрощенцев), 0%, 5%, 7%, 10%, 20% или 22%. Сумма НДС и итог с НДС рассчитываются автоматически в генераторе ЯсноДок.

Сумма прописью

Итоговая сумма с НДС пишется прописью в конце табличной части. В генераторе ЯсноДок сумма прописью формируется автоматически из числового значения.

Шаг 4. Подписи ответственных лиц

ТОРГ-12 подписывается несколькими должностными лицами с обеих сторон.

Со стороны поставщика

• Отпуск разрешил - руководитель организации или уполномоченное лицо (по доверенности). Указывается должность, подпись, ФИО.
• Главный бухгалтер - подпись и ФИО. Если главного бухгалтера нет (малый бизнес, ИП) - подписывает руководитель с пометкой «он же».
• Отпустил - лицо, фактически передавшее товар (кладовщик, менеджер). Должность, подпись, ФИО.

Со стороны покупателя

• Груз принял - лицо, которое принимает товар на склад. Если принимает не руководитель - нужна доверенность М-2.
• Груз получил грузополучатель - подпись получателя с указанием доверенности (номер, дата, кем выдана).

Типичные ошибки при заполнении ТОРГ-12

Ошибка 1. Несовпадение реквизитов с договором

Наименование поставщика или покупателя в накладной отличается от договора. Например, в договоре «ООО "Ромашка"», а в накладной «ООО Ромашка». Это технически не критично, но может вызвать вопросы при налоговой проверке.

Ошибка 2. Неверная ставка НДС

ИП или ООО на УСН указывает НДС 20% вместо «Без НДС». Это создает налоговые риски: покупатель может потребовать вычет НДС, которого фактически нет. Упрощенцы должны писать «Без НДС». Исключение - упрощенцы с доходом 60-450 млн рублей, которые добровольно перешли на НДС 5% или 7%.

Ошибка 3. Отсутствие доверенности при получении товара

Товар получает сотрудник без доверенности, и в накладной нет ее реквизитов. Де-юре это значит, что товар получен лицом, не уполномоченным на это. При споре с поставщиком компания не сможет доказать факт получения товара.

Ошибка 4. Разрыв между датой накладной и датой отгрузки

Дата документа и дата фактической отгрузки сильно расходятся. ТОРГ-12 лучше оформлять в день отгрузки или максимум на следующий рабочий день.

Ошибка 5. Неправильное наименование товара

«Материалы» вместо конкретного наименования. Налоговые органы при проверке могут задать вопросы, если товар не идентифицирован. Лучше писать конкретно: «Кирпич красный М-150, ГОСТ 530-2012».

Как заполнить ТОРГ-12 онлайн бесплатно

На ЯсноДок работает генератор товарной накладной ТОРГ-12. Не нужна регистрация:

1. Перейдите на страницу ТОРГ-12
2. Заполните реквизиты поставщика и покупателя
3. Добавьте товарные позиции
4. Укажите ставку НДС и подписи
5. Нажмите «Скачать PDF бесплатно»

PDF скачивается сразу. DOCX для редактирования в Word - 99 рублей разово, без подписки. Данные формы сохраняются в браузере - при следующем документе вводить реквизиты заново не нужно.

Что проверить перед отправкой заполненной ТОРГ-12

Разбор кейса: заполняем ТОРГ-12 на поставку офисной мебели

Чтобы вся логика заполнения сложилась в одну картину, разберем условный пример от начала до конца - без таблицы граф, а по шагам, как это делает бухгалтер на практике.

ООО «Мебельторг» (продавец, ОСНО, плательщик НДС) отгружает офисные столы и кресла ИП Никонову (покупатель, УСН без НДС) по договору поставки № 88 от 20.07.2026. Отгрузка идет со склада поставщика в Казани, получает товар менеджер покупателя по доверенности.

1. Шапка. Номер накладной - следующий по журналу, например № 156. Дата - день фактической отгрузки, 5 августа 2026. Основание - «Договор поставки № 88 от 20.07.2026».
2. Стороны. Поставщик и грузоотправитель совпадают - в поле грузоотправителя ставится «он же». Покупатель и грузополучатель тоже совпадают. Плательщик не заполняется, так как оплачивает сам покупатель.
3. Товарная часть. Две позиции: «Стол офисный прямой 1200×600, ЛДСП» - код ОКЕИ 796 (штука), количество 8 шт., и «Кресло офисное, ткань, черное» - тот же код, количество 8 шт. Цена указывается без НДС.
4. НДС. Поскольку продавец на ОСНО, ставка НДС - 20%. То, что покупатель на УСН и не будет заявлять вычет, на порядок заполнения накладной не влияет - продавец все равно указывает налог по своей ставке.
5. Итог и сумма прописью. Считается автоматически при заполнении онлайн - вручную суммировать графы не нужно.
6. Подписи. Со стороны поставщика - директор («отпуск разрешил») и кладовщик («отпустил»). Со стороны покупателя - менеджер, получивший мебель, с указанием номера и даты доверенности.

Похожая ситуация у вас? Заполните форму ТОРГ-12 - подставьте свои данные вместо примера, и документ соберется автоматически.

Особые случаи заполнения

Если товар передается транспортной компанией

При доставке силами перевозчика, а не самого поставщика или покупателя, к комплекту документов добавляется транспортная накладная - и это меняет несколько практических моментов заполнения ТОРГ-12.

• Грузоотправитель и грузополучатель заполняются как обычно - это склад поставщика и адрес покупателя, а не перевозчик. Транспортная компания в ТОРГ-12 отдельной строкой не указывается.
• Количество мест и вес груза лучше заполнить точно - при работе с перевозчиком это часто нужно для сверки при выгрузке и для расчета стоимости доставки.
• Подпись "Груз принял" при доставке транспортной компанией фактически ставит либо представитель перевозчика при передаче груза от поставщика, либо сотрудник покупателя при получении от перевозчика - в зависимости от того, на каком этапе оформляется именно эта накладная.
• Экземпляров может понадобиться три вместо двух - по одному поставщику, покупателю и перевозчику, если это предусмотрено условиями доставки.

Бумажная и электронная ТОРГ-12: чем отличается заполнение

Порядок заполнения граф одинаков и на бумаге, и в электронном виде, но есть практические различия.

Для генератора ЯсноДок это не имеет значения - вы получаете PDF, который можно распечатать и подписать вручную, а редактируемый DOCX - доработать перед отправкой, если нужен другой формат передачи.